Tudo o que você queria saber sobre WMS em 5 perguntas

Quando decidi escrever este artigo iniciei por pesquisar fontes na internet e o que encontrei foram teorias vazias e promessas revolucionárias, mas o que é DE VERDADE o WMS? Para facilitar o entendimento vou dividir este artigo em 5 perguntas chave.

1) O QUE É WMS?

Primeiro veremos as definições acadêmicas:

“Warehouse Management System (WMS), ou Sistema de Gerenciamento de Armazém, é uma parte importante da cadeia de suprimentos (ou supply chain) e fornece a rotação dirigida de estoques, diretivas inteligentes de picking, consolidação automática e cross-docking para maximizar o uso do valioso espaço dos armazéns. O sistema também dirige e otimiza a disposição de "put-away" ou colocação no armazém, baseado em informações de tempo real sobre o status do uso de prateleiras.” (Donath, 2002, p. 134)

Adoro essas definições acadêmicas, me lembram os discursos políticos que tentam dizer muito sem efetivamente dizer nada. Agora me diga caro leitor, você entendeu alguma coisa? Eu posso dizer que conheço muito bem esse sistema já tendo implantado alguns deles, entretanto tive de me esforçar para fazer algum sentido desta definição, mas se você estiver iniciando no mundo logístico provavelmente não entendeu absolutamente nada. Vou tentar definir mais realisticamente. Eu definiria o Sistema de Gerenciamento de Armazéns como:

Um sistema desenvolvido para aperfeiçoar a operação logística DENTRO dos armazéns, através da TOTAL RASTREABILIDADE das mercadorias em todas as suas movimentações, do momento de seu recebimento até a sua expedição. Aplica uma visão urbanística a distribuição dos espaços dentro dos armazéns LOTEANDO-OS em áreas NOBRES e SECUNDÁRIAS, com o objetivo de agilizar o processo de separação e expedição das mercadorias. O sistema oferece informações gerenciais focadas no universo logístico permitindo aos gestores acompanharem e qualificarem TODAS AS ETAPAS das operações dos armazéns.

Vou explicar passo a passo a minha definição, mas antes, vocês notaram que tentei não usar palavras em inglês na definição? Se você é novo no universo logístico aqui vai um conselho, vai se acostumando com as terminologias em inglês, pois elas dominam o dia a dia dos profissionais de logística.

- “Um sistema desenvolvido para aperfeiçoar a operação logística DENTRO dos armazéns...” – aqui ressalto duas definições importantes sobre este sistema, a primeira é que diferentemente dos módulos de controle de estoque tradicionais que focam muito mais no controle contábil da mercadoria, o WMS foi desenvolvido para as operações logísticas e visa controlar a parte FÍSICA do estoque, por isso, na maioria das vezes o WMS é interligado ao módulo estoque dos ERPs (sistemas corporativos) que fazem o controle contábil das mercadorias. Segundo, o WMS foi desenvolvido para as operações DENTRO dos armazéns, todo o processo externo não faz parte deste sistema, o WMS inicia seu trabalho quando o caminhão se registra na portaria e termina quando ele vai embora com a carga que veio buscar ou vazio após deixar as mercadorias destinadas à empresa. Podem existir sistemas WMS que controlem as operações externas? Podem, mas eu não os conheço e posso afirmar que foram desenvolvidos para um cliente específico e depois lançados no mercado.

-“através da TOTAL RASTREABILIDADE das mercadorias em todas as suas movimentações...” – o WMS atribui um código único aos itens (como o sistema de rastreamento dos correios) quando entram no armazém, podendo ser no momento do recebimento ou da produção. Esse código único contém todas as informações da unidade de armazenagem (caixa, pallet, tanque) do item, relacionando informações como lote, data de validade, pedido de compra ou ordem de produção, conferente e fornecedor a este código. Uma vez atribuído o código ao item, todas as movimentações passam a ser rastreadas, incluindo a armazenagem, mudança de endereço de armazenagem, mudança de área produtiva, utilização na produção de outros itens, inventário, enfim, tudo o que ocorre com aquela unidade controlada por aquele código dentro do armazém. Vou exemplificar para facilitar o entendimento:

·         Um pallet de arroz chega ao armazém e recebe um código de rastreamento WMS. Esse código contém informações quanto ao lote, data de validade, fornecedor e data de recebimento deste pallet de arroz;

·         Um operador de empilhadeira leva o pallet até a área de armazenagem. O sistema registra o local de armazenamento, quem foi o operador de empilhadeira que levou o pallet até a localização e quanto tempo ele levou para realizar a tarefa;

·         Esse pallet é selecionado para reabastecer a área de picking (área de separação de unidades não consolidadas, nesse exemplo fardos de arroz). O WMS valida se este lote é o mais antigo (FIFO) ou tem a data de validade expirando primeiro (FEFO), caso a validação seja positiva o sistema registra de onde saiu o pallet, quem levou o pallet para área de picking e quanto tempo foi gasto nesta operação.

·         Fardos deste pallet são selecionados para faturamento. Registra-se quais são os pedido que os fardos daquele código estão relacionados, ou seja, quem comprou aqueles fardos, quem separou, quem conferiu, o tempo gasto para todas essas etapas, quais a notas fiscais e quais caminhões carregaram os fardos.

Como podem ver quando digo que o WMS rastreia todas as movimentações dos itens eu não estava mentido, ele realmente não deixa nada de fora. Podem haver sistemas WMS que não rastreiem todas essas etapas? Podem, mas não são os principais do mercado e provavelmente foram desenvolvidos para um cliente específico.

-“uma visão urbanística a distribuição dos espaços dentro dos armazéns LOTEANDO-OS em áreas NOBRES e SECUNDÁRIAS...” - parece que eu quis dificultar o entendimento, mas realmente é o que acontece. O WMS classifica as localizações como PICKING e PULMÃO, sendo picking classificado como área nobre, as mais próximas da expedição e/ou as de mais fácil acesso. As áreas de pulmão são as áreas secundárias, onde fica armazenada a maior parte do estoque aguardando o pedido de reabastecimento do picking ou pedido de venda para lotes fechados. Quando digo “loteando”, pense num loteamento de um novo bairro ou condomínio. O endereçamento do WMS é distribuído em BLOCOS, RUAS, PRÉDIOS e APARTAMENTOS, alguns sistemas classificam os prédios como colunas e os apartamentos como níveis. Toda essa engenharia visa agilizar a separação e expedição dos itens.

-“... permitindo aos gestores acompanharem e qualificarem TODAS AS ETAPAS das operações...” – Acredito que no exemplo do fardo de arroz ficou claro o que quis dizer com “todas as etapas”. É possível analisar a eficiência de cada operador e operação, qualificando equipes, turnos, família de produtos, o que os gestores desejarem saber sobre a operação logística. Talvez seja necessário customizar um relatório para atender as necessidades específicas dos gestores, mas a informação certamente estará no banco de dados.

  

2) O QUE FAZ (QUAIS AS PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES)?

Após a explicação do que é WMS, você já deve entender um pouco do que faz este sistema. 

- Rastreamento de todas as movimentações de todos os itens armazenados;

- Classificação das áreas do armazém em áreas nobres e secundárias a fim de aperfeiçoar o processo de separação e expedição dos itens;

- Gera tarefas de reabastecimento das áreas de picking automaticamente;

- Conferência cega de recebimento e expedição;

- Aplica cálculos matemáticos para atribuir as áreas de armazenagem de acordo com o giro dos produtos;

- Mitiga o erro humano através da integração com coletores de dados e confirmação de cada operação pela leitura de código de barras;

- Quando integrado com coletores de dados, automatiza a gestão das tarefas e elimina a necessidade de pedidos impressos;

- Controla a produtividade de cada operador e operação on-line;

- Gerenciamento inteligente das docas de recebimento e expedição, facilitando operações de cross-docking;

- Disponibiliza um mapa detalhado de utilização das áreas de armazenagem.

Existem diversas outras funcionalidades secundárias bastante interessantes, mas seu eu for citar todas elas esse artigo ficará demasiadamente logo, fora que as funcionalidades podem variar dependendo de quem o desenvolveu o software, mas basicamente todos realizam as operações que mencionei acima.

3) QUAL A DIFERENÇA EM O WMS E UM GERENCIADOR DE ESTOQUE TRADICIONAL?
 

Eu diria que a diferença crucial seria que o WMS foi concebido visando o controle FÍSICO do estoque enquanto um sistema tradicional visa o controle CONTÁBIL. Qual a diferença? No controle contábil os movimentos que interessam são as entradas e as saídas dos produtos, quando muito algum processo de transformação, como produção, que por ventura possa modificar a classificação fiscal do item, não interessa muito as movimentações internas dos itens. Já no WMS as movimentações internas são a espinha dorsal do sistema, pois o controle é físico. Se eu tivesse que descrever o WMS em apenas uma palavra seria RASTREABILIDADE.

4) QUAIS AS 5 PRINCIPAIS VANTAGENS E DESVANTAGENS DESTE SISTEMA?

Vantagens:

    a) Rastreabilidade total dos itens no armazém

    b) Mitigação do erro humano na operação através da automação

    c) Uso inteligente do espaço

    d) Integração com coletores de dados e eliminação do papel na operação

    e) Ganho exponencial de informações logísticas

Desvantagens:

    a) Difícil de implementar

    b) Alto investimento inicial em software e hardware

    c) Resistência dos operadores (choque cultural)

    d) Escassez de mão de obra qualificada

    e) Requer disciplina corporativa

    5) QUAIS OS PRINCIPAIS DESAFIOS NA IMPLANTAÇÃO?

- Requer um cadastro de produto completo com todos os dados logísticos atualizados, incluindo dimensão e peso das embalagens unitárias, de armazenagem e expedição;

- Necessita de adequação dos processos internos e não apenas os logísticos, pois o sistema é bastante restritivo devido a sua característica de mitigação de erro humano;

- Migração demorada, requer que cada SKU e unidades de armazenagem sejam abordadas sistemicamente, etiquetadas e transferidas;

- Saber limitar o escopo. Não cair na ilusão de implantar 100% das funcionalidades de uma só vez, o sistema é muito abrangente;

- Requer customização. Não importa qual sistema você irá implantar, fatalmente necessitará de alguma customização.

A lista de desafios pode parecer desanimadora, mas eu garanto que o sistema vale a pena, o ganho de informações e controle sobre a operação são sem precedentes numa operação logística tradicional. Tudo o que eu discuti neste artigo, as vantagens e desvantagens, os desafios, as funcionalidades, são do ponto de vista de quem implantou mais de um sistema WMS e utiliza este sistema atualmente. Tenho certeza que vendedores de software vão lhe prometer ganhos excepcionais e uma implantação tranquila, mas posso lhe afirmar que será apenas conversa de vendedor. A implantação é complexa e requer um nível de maturidade corporativa que nem todas as empresas possuem, portanto essa nova realidade poder ser um tanto quanto traumática. Esteja preparado para resistência interna, já vi casos em que os operadores quebravam os coletores de dados para não terem seus desempenhos avaliados, portanto venda a ideia antes de iniciar a implantação.

Bem, esse artigo já está muito maior do que previ, por isso escreverei outro focado em dicas de como implantar o WMS. Até a próxima!