Dicas de como implantar um sistema WMS

No artigo Tudo o que você queria saber sobre WMS em 5 perguntas, tentei explicar da forma mais didática possível o que é, o que faz, as vantagens e desvantagens e quais os principais desafios de se implantar um sistema WMS. Desta vez, concluindo a série WMS, darei dicas de como implantar esse sistema.

1ª DICA - NÃO É PRA TODO MUNDO.

A verdade é que ter uma operação logística automatizada não é uma dádiva divina, requer muito trabalho, por isso nem todas as empresas estão preparadas para utilizar o WMS. Antes de se aventurar na implantação deste sistema faça uma análise de sua estrutura e processos logísticos. Uma das características mais marcantes do sistema é a classificação das áreas do armazém em PICKING (separação rápida de itens não consolidados) e PULMÃO (armazenagem de itens consolidados), estão se a sua estrutura física de armazenagem não possibilitar esta adaptação será necessário investir em novas estruturas de armazenagem. Vou dar um exemplo, se a estrutura de armazenagem de sua empresa é constituída apenas de DRIVE-IN (estrutura porta pallet com diversos níveis de profundidade), como criar um sistema de picking? Você deve estar se perguntando, mas não é possível realizar a operação sem uma área de picking? É possível, assim como é possível dirigir um carro apenas com os pés, mas será que é o melhor a fazer? Talvez eu tenha exagerado na comparação, mas todos os processos automatizados que são o diferencial deste sistema estão atrelados à área de picking, então o resultado de sua implantação será muito menos recompensador sem a criação desta área. 

Analise os seus processos, se a sua empresa dá entrada em notas fiscais sem o material físico e fatura sem saldo em estoque, eu não lhe recomendo esse sistema. O WMS foi concebido para controlar o saldo FÍSICO da empresa, diferentemente dos módulos de controle de estoque tradicionais que focam no saldo CONTÁBIL, por isso ele é bastante restritivo quanto a movimentação física do estoque. Não vejo motivo algum de se implantar um sistema para burlar suas regras o tempo todo.

Analise a sua estrutura de TI (tecnologia da informação), a automação do WMS com coletores de rádio frequência ou RFID vão necessitar que esse setor trabalhe em outro patamar, principalmente o RFID, por isso se o seu analista de TI for o sobrinho da esposa de seu chefe que sabe instalar impressoras, pare e pense! É melhor ter uma operação com papel mais lenta do que uma operação automatizada parada.

Visite outros clientes da empresa de software que já utilizam o WMS, analise a operação deles e compare com a sua. Seria prudente contratar uma consultoria de logística para fazer uma análise e diagnóstico de sua operação, caso não seja viável contratar este serviço, peça ajuda a outros profissionais de logística dentro de seu networking.

2ª DICA – ATENÇÃO TOTAL AO CADASTRO.

Provavelmente é a tarefa mais negligenciada de toda a empresa, pois é trabalhosa e chata de fazer bem feito, mas o cadastro é o divisor de águas entre o sucesso e o fracasso de um sistema WMS. Pense nisso, um software processa as informações inseridas e apresenta um resultado, portanto se você inserir LIXO no sistema o resultado será LIXO PROCESSADO. Um das funções automatizadas mais interessantes desse sistema é a sugestão automática de armazenagem que utiliza a volumetria da caixa (m³) e compara com disponibilidade de espaço nas áreas de armazenagem (m³), por isso se o seu cadastro negligencia as informações logísticas dos produtos (peso, volume, unidade de medida, tipo de embalagem, etc.) esta função e muitas outras não vão funcionar.

Aconselho a revisar o cadastro antes de iniciar a implantação do WMS. Elimine itens inativos, complete as informações logísticas dos itens ativos e crie um procedimento de cadastramento de novos itens que não permita cadastros incompletos. Se você não tiver alguém na equipe que possa executar esta revisão, contrate um estagiário, os de engenharia de produção costumam ser os mais produtivos, mas não implante o WMS com um cadastro mal feito.

3ª DICA – CUIDADO COM AS CUSTOMIZAÇÕES.

Não caia na tentação de modificar o sistema para atender aos seus processos, ao seu jeito de trabalhar, adeque os seus processos a lógica do sistema sempre que possível. A maioria dos sistemas WMS foram desenvolvidos com diversos clientes de benchmarking e na maioria das vezes utilizam as melhores práticas de gestão do mercado, por isso tente segui-las.

A solução padrão não vai lhe atender 100%. Isto é fato! Então alguma coisa você necessitará customizar por isso lhe darei 3 sugestões:

    1) Defina um escopo de projeto muito bem detalhado, especificando TODAS as entregas. Não importa que pareça insignificante, se for uma entrega de projeto, COLOQUE NO CONTRATO.

    2) Não mude o escopo. Uma vez aprovado o escopo de trabalho não MUDE-O, se for necessário termine o projeto e contrate mais customizações, mas não mude o escopo, pois abrirá um precedente perigoso no contrato.

    3) Descreva com a maior riqueza de detalhes possível como será validada cada entrega do projeto e mantenha o poder de decisão final SEMPRE em suas mãos.

4ª DICA – ESCOLHA OS EQUIPAMENTOS ADEQUADOS

Quando uma empresa decide implantar um software como o WMS que depende de equipamentos especializados (coletores de dados, antenas WIFI ou RFID e impressoras térmicas ou de RFID) a escolha dos equipamentos certos pode ser um desafio. Se o projeto de implantação for independente (sem consultoria externa) ou em parceria apenas com a empresa de software, aqui vai uma dica valiosa: escolha um fornecedor de equipamentos de grande porte e solicite a ajuda deles no dimensionamento dos equipamentos do projeto. Você não precisa necessariamente comprar com eles, mas terá uma noção exata do que precisará e ainda receberá uma consultoria técnica gratuita. Não estou dizendo para você ser desonesto, os grandes distribuidores de equipamento sabem como o mercado funciona e aqui vai o pulo do gato, uma vez cadastro o seu CNPJ junto ao fabricante dos equipamentos como a Motorola, NINGUÉM no Brasil lhe oferecerá um preço melhor, a Motorola garante o melhor preço para quem registrou a oportunidade SEMPRE, por isso vale muito a pena investir tempo com a consultoria técnica aos clientes.

Alguns cuidados na hora de escolher os equipamentos:

- Dimensione bem a quantidade de operadores que utilizarão coletores de dados e compre pelo menos 1 reserva; 

- Compre baterias extras para cobrir toda a sua demanda. Cada bateria dura em média 7 horas então se a sua empresa opera 24hs você necessitará de 2 baterias reservas para cada coletor;

- Defina bem o tipo de coletor e impressora para o ambiente de trabalho. Os equipamentos possuem diversos níveis de blindagem contra umidade e poeira, por isso não adianta comprar a impressora mais barata feita para escritório e colocá-la no galpão, pois a poeira irá destruí-la em questão de meses;

- Se a sua empresa possui câmara fria compre equipamentos apropriados para esse ambiente, coletores e antenas comuns não resistem muito bem a temperaturas negativas;

- Cuidado com as “sombras” de sinal das antenas no armazém. Compre a quantidade certa de antenas e lembre-se que quanto mais próximo a estrutura porta pallet estiver do teto do armazém maior será a sombra de sinal;

- Defina os modelos de etiqueta que serão utilizados e se possível compre uma impressora para cada tipo de etiqueta. Geralmente o formato da etiqueta de expedição é muito maior do que o formato utilizado para a armazenagem, por isso se você comprar apenas uma impressora terá de trocar a bobina várias vezes ao dia o que diminuirá a vida útil do equipamento além atrasar a operação;

- Tenha um equipamento de reserva sempre que o mesmo impactar significativamente a sua operação, no exemplo da impressora, caso você utilize dois tipos de etiquetas e terá uma impressora para cada tipo, ou seja, duas impressoras, não há necessidade de ter uma impressora reserva já que na pior das hipóteses você poderá trocar a bobina da impressora de acordo com a necessidade da operação enquanto a outra impressora está consertando, entretanto se a sua operação demandar apenas um tipo de etiqueta compre uma impressora reserva, nem que seja uma de mesa mais barata, mas não dependa apenas de um equipamento.

- Se comprar equipamentos Motorola, compre a garantia estendida chamada SERVICE FROM START, o SLA deles é de 24hs para coletar o seu equipamento defeituoso e se o conserto for demorar eles substituem o equipamento danificado por outro. Não sei como outras marcas tratam a garantia estendida, mas acredito que sigam os padrões Motorola.

5ª DICA – NÃO TENTE IMPLANTAR 100% DAS FUNCIONALIDADES DE UMA SÓ VEZ

Geralmente os sistemas WMS possuem uma gama vasta de funcionalidades, por isso não caia na tentação de querer todas elas de uma só vez, pois o projeto de implantação ficará longo e custoso demais. Inicie com as funções básicas de rastreabilidade e o mínimo de automação, ressuprimento automático da área de picking e sugestão automática de picking são um excelente começo. Garanta que todas as etapas do processo estão integradas com os coletores de dados, como recebimento, conferência cega de recebimento, armazenagem, mudança de endereço de armazenagem, picking e conferência cega de expedição. Deixe a sugestão automatizada de armazenagem e o packing automático (empacotamento) para um segundo momento, pois estas funcionalidades requerem uma matemática bastante complexa que será melhor compreendida e aplicada após um período de familiarização com o sistema. 

6ª DICA – VENDA A IDÉIA

Depois de realizar uma análise da situação atual da estrutura logística e compará-la com um estado futuro otimizado pelo sistema WMS, os diretores e os principais executivos de sua empresa vão comprar o projeto, disso eu não tenho dúvida. Agora não se esqueça de vender o projeto para os outros stakeholders, os demais envolvidos que serão impactados pela mudança do sistema, mas sobretudo pela mudança de filosofia de trabalho. O WMS visa mitigar erros humanos por isso ele é bastante restritivo com relação as movimentações de estoque e como disse na primeira dica, não há muito espaço para “jeitinhos”. Essa mudança cultural geralmente é traumática, pois as outras partes não entendem os ganhos logísticos e quando são de outras áreas, acreditam que as mudanças apenas dificultarão o seu trabalho. Faça uma apresentação para todos os envolvidos, explique todos os ganhos para a empresa, mas principalmente mostre os ganhos para o departamento de cada envolvido. Mesmo fazendo uma excelente apresentação ainda assim haverá resistência e a melhor maneira de superá-las é com um PATROCINADOR de peso, de preferência o presidente ou dono da empresa, aquele que diz será assim e pronto! 

7ª DICA – VALIDE BEM O SISTEMA ANTES DE MIGRAR

No artigo anterior, Tudo o que você queria saber sobre WMS em 5 perguntas, expliquei o desafio de migrar o sistema. Esse processo é bastante trabalhoso, pois todos os itens, cada embalagem de armazenamento, terá de ser processada, etiquetada e validada pelo coletor de dados. Não se apresse para migrar, confirme que todos os parâmetros estão corretos, que todos os cadastros estão coerentes, que a estrutura de tecnologia da informação está confiável e que todos os BUGs foram tratados, antes de iniciar a migração.

8ª DICA – PLANEJE A MIGRAÇÃO

Depois de validar o sistema você está pronto para migrar e começar a operar pelo WMS, mas espere. Planeje a migração, será toda de uma só vez num final de semana ou aos poucos? Se a sua empresa possuir mais de um armazém você irá migrar todos simultaneamente ou um por vez? Antes do migrar a empresa inteira talvez você queira migrar apenas uma família de produto para testar o sistema na base de produção, pois como dizia o Romário, “treino é treino, jogo é jogo”. Se você planejar cada passo da migração eu garanto que irá migrar uma vez só, caso contrário, que Deus lhe guie!

9ª DICA – NÃO DESISTA

A última dica, mas talvez a mais importante é não desista! Será difícil, mas vale a pena. Quando você estiver a ponto de matar o consultor ou analista de sistemas, respire. Implante, migre e ajuste. Ajuste quantas vezes forem necessárias, mas eu afirmo que será muito pior voltar atrás. Quanto mais você conhecer do sistema WMS, mas automatizada será a sua operação logística e no final deste processo você terá bastante tempo disponível para fazer o que todo gestor deveria fazer, investir 80% do seu tempo focado em ações estratégicas que trazem resultados reais para sua empresa e não apagando incêndios ou resolvendo assuntos operacionais.

Gostaria de terminar esse artigo com os 3 dizeres de Albert Einstein, pois para mim são os melhores conselhos que eu vos posso oferecer. Espero que essas dicas sejam úteis para o seu projeto de implantação de WMS, sucesso e boa sorte!

 

 “A mente que se abre a uma nova ideia jamais voltará ao seu tamanho original.”

“O único lugar onde o sucesso vem antes do trabalho é no dicionário.”

 “Não há nada que seja maior evidência de insanidade do que fazer a mesma coisa dia após dia e esperar resultados diferentes.”